FAQ – Externaliser sa relation client | Madame Contact

❓ Quels services de relation client externalisée propose Madame Contact ?

Madame Contact prend en charge la gestion et l’optimisation de votre service client : gestion des emails, suivi des demandes, relances, organisation des process, amélioration de l’expérience client et fidélisation.
L’objectif : structurer votre relation client pour en faire un véritable levier de croissance.

❓Comment fonctionne la collaboration avec Madame Contact ?

Après un appel découverte, nous définissons vos besoins, vos priorités et vos outils.
Un process clair est mis en place : accès aux outils, définition des délais de réponse, création ou optimisation des procédures, suivi régulier des actions.

Vous restez décisionnaire, je pilote l’opérationnel.

❓ Quels bénéfices concrets pour votre activité ?

Externaliser votre relation client vous permet de :

• Gagner du temps (jusqu’à plusieurs heures par semaine)
• Professionnaliser vos échanges
• Améliorer la satisfaction et la fidélisation
• Réduire votre charge mentale

Vous vous concentrez sur la formation et la vente, je prends soin de vos clients.

❓ À qui s’adresse l’accompagnement Madame Contact ?

J’accompagne principalement les formateurs et coachs en ligne qui souhaitent structurer leur service client, améliorer leur organisation et offrir une expérience premium à leurs clients.

❓ Combien coûte une assistante externalisée en relation client ?

Chaque collaboration est personnalisée.
Le tarif dépend du volume de demandes, du niveau de structuration nécessaire et des missions confiées.

Un appel découverte permet d’établir une proposition adaptée à votre activité

❓ Quels outils utilisez-vous pour gérer la relation client ?

Je m’adapte à vos outils existants (CRM, messagerie, plateforme de formation) et peux également vous aider à structurer un écosystème simple et efficace si nécessaire.

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🔹 Modalités et fonctionnement détaillé

Parce qu’un service client externalisé repose sur la confiance et la transparence, voici les précisions concernant le cadre de travail.

❓ Combien de clients accompagne Madame Contact simultanément ?

Afin de garantir un accompagnement personnalisé et une réelle réactivité, je limite volontairement mon activité à 4 à 6 clients maximum.
Cela me permet de connaître en profondeur votre univers, vos offres et vos clients.

Si ma capacité est atteinte, je peux vous orienter vers un réseau de partenaires de confiance.

❓ Mes données clients sont-elles protégées ?

Oui. La confidentialité et la protection des données sont prioritaires. Les échanges sont sécurisés et conformes aux obligations RGPD.
Un cadre contractuel clair est établi avant toute collaboration.

❓ Intervenez-vous sur tous types de formations en ligne ?

Oui. Business, développement personnel, compétences techniques, bien-être, langues…
Mon expertise porte sur la relation client, l’organisation et la structuration du service, indépendamment du contenu pédagogique.

❓ Quels sont vos horaires de travail ?

Standard : Lundi-Vendredi, 9h-17h (heure française)

Réponse emails : Sous 12h en journée, sous 24h le week-end

Urgences : Disponible 7j/7 pour les situations critiques

❓ Comment communiquons-nous au quotidien ?

Plusieurs canaux selon le niveau d’urgence :

• Urgent : WhatsApp ou téléphone
• Quotidien : Email avec synthèse hebdomadaire
• Suivi : Appel mensuel de 30 min inclus dans votre pack
• Reporting : Tableau de bord partagé (Google Sheets ou votre CRM)

Vous restez informé(e) en permanence sans être submergé(e) de notifications.

❓ Que se passe-t-il pendant vos congés ?

Je préviens 1 mois à l’avance et on organise ensemble :

• Réponses automatiques personnalisées
• Transfert temporaire vers mon réseau de confiance (si souhaité)
• Mode « urgence seulement » avec intervention sous 48h

Mes congés : Maximum 3 semaines par an, jamais pendant vos lancements !

❓ Quelle est votre formation en customer care ?

Après avoir consolidé mon expérience professionnelle avec la formation en conseiller relation client à distance chez Studi, j’ai décidé de perfectionner mes compétences en assistanat virtuel grâce à l’accompagnement de Nathalie Lechay, référence reconnue dans le domaine.

Cette double formation me permet d’allier expertise technique et approche humaine.

❓ Avez-vous des témoignages clients ?

Je démarre cette activité avec une approche ultra-qualitative. Mes premiers clients bénéficient d’un accompagnement privilégié et leurs témoignages alimenteront cette section très prochainement !

Si vous souhaitez être parmi les pionniers et bénéficier d’une attention particulière, c’est le moment idéal pour nous rencontrer.

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🔹 Interventions ponctuelles & urgences

En complément d’un accompagnement régulier, je propose un service ponctuel en cas de situation exceptionnelle impactant votre activité.

❓ Proposez-vous des interventions en urgence ?

Oui, ponctuellement.
Je peux intervenir lors de situations critiques (incident technique pendant un lancement, client stratégique mécontent, pic d’activité imprévu…). Ce service reste un filet de sécurité destiné à protéger votre activité lorsque cela est réellement nécessaire.

❓ Intervenez-vous le week-end ?

Uniquement en cas de situation majeure impactant directement votre activité.
Pour les demandes urgentes mais non critiques, une intervention peut être programmée dès le lundi matin.

❓ Quel est le tarif d’une intervention d’urgence ?

Les interventions ponctuelles d’urgence sont facturées 45€/h.
Ce tarif reste volontairement accessible, dans une logique d’accompagnement durable et responsable.

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🔹Gestion opérationnelle

Parce que gérer la relation client, c’est aussi savoir naviguer les situations délicates avec tact et professionnalisme, voici comment je gère concrètement votre quotidien.

❓ Que faites-vous concrètement avec les apprenants en difficulté ?

Mon approche en 4 étapes :

1. Écoute empathique de leurs frustrations sans jugement
2. Diagnostic du problème (technique, pédagogique, ou personnel)
3. Solutions concrètes ou orientation vers les bonnes ressources
4. Suivi personnalisé jusqu’à résolution complète

L’objectif ? Transformer une situation difficile en opportunité de renforcer la satisfaction et la fidélité.

❓ Comment gérez-vous les demandes de remboursement ?

Avec diplomatie et professionnalisme :

1. Comprendre le « pourquoi » – Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?
2. Proposer des alternatives – Formation différée, module de rattrapage, coaching individuel…
3. Traiter les remboursements en dernier recours, selon vos conditions générales

Mon rôle est de préserver votre relation client tout en respectant vos règles commerciales.

❓ Modérez-vous les groupes Facebook/Discord/Slack ?

Absolument ! Je prends en charge :

• Animation positive : Posts d’engagement, célébration des victoires
• Gestion des conflits : Médiation entre membres
• Suppression des contenus inappropriés : Spam, hors-sujet, toxicité
• Encouragement des échanges : Questions, partages d’expérience

Résultat : Votre communauté devient un véritable atout de fidélisation plutôt qu’une source de stress.